InfoPath nedir?

InfoPath'de, aşağıdakileri gerçekleştirebilirsiniz:

• Form şablonları tasarlama   Tasarım modunda (tasarım modu: Form şablonu oluşturabileceğiniz veya bunun üzerinde değişiklik yapabileceğiniz InfoPath tasarım ortamı.), etkileşimli ve kullanımı kolay form şablonları tasarlayabilir ve yayınlayabilirsiniz. Form şablonuna metin kutuları ve liste kutuları gibi standart denetimler eklemenin yanında, bir formun bölümlerini (bölüm: Form üzerindeki, diğer denetimleri içeren denetim.) ekleme, kaldırma, değiştirme veya gizleme esnekliği sunan denetimler ekleyebilirsiniz. Tasarlayabileceğiniz form şablonları doğrudan ekibinizden gelen verileri toplamak için kullanılan basit form şablonlarından daha büyük işletme işlemlerinin parçası olan karmaşık form şablonlarına kadar çeşitlilik gösterebilir. InfoPath form şablonları kendi başlarına kullanılabilir veya formları varolan veritabanları veya Web servisleriyle çalışacak şekilde tasarlayabilirsiniz. Form şablonları şirket ağındaki ortak bir konuma yayımlanabilir ve bu konumdan erişilebilir; paylaşılan klasör, Web sunucusu veya Microsoft Windows SharePoint Services sitesindeki kitaplık gibi. Buna ek olarak, InfoPath Forms Services'yi çalıştıran bir sunucuya erişebiliyorsanız, Web tarayıcıda, InfoPath'te veya hatta taşınabilir bir aygıtta doldurulabilen tek bir form şablonu tasarlayabilirsiniz.
• Form doldurma   Kullanıcılar, tasarım modunda oluşturulan form şablonlarını temel alan formları doldurabilir. InfoPath'te form doldururken kullanıcılar alışkın oldukları belge benzeri özellikleri kullanabilirler. Örneğin, formda yazım denetimi yapabilir veya formdaki belirli alanlara biçimlendirilmiş metin veya grafik ekleyebilirler. Form şablonunun tasarımına bağlı olarak, kullanıcılar birden çok formdaki verileri tek bir formda birleştirebilir veya verileri başka programlara verebilirler. Form şablonu tarayıcı destekliyse (tarayıcıda etkinleştirilen form şablonu: InfoPath Forms Services çalıştıran bir sunucuda yayımlanan ve kullanıcıların formu Web tarayıcısında hem görüntüleyebilmeleri hem de doldurabilmeleri için tarayıcıda etkinleştirilmiş olan tarayıcıyla uyumlu form şablonu.), bilgisayarında InfoPath yüklü olmayan kullanıcılar, formu InfoPath yerine Web tarayıcısında veya taşınabilir bir aygıtta doldurabilirler.

InfoPath Genişletilebilir Biçimlendirme Dili'ni (Extensible Markup Language - XML) (Genişletilebilir Biçimlendirme Dili (XML): Standart Genelleştirilmiş Biçimlendirme Dili'nin (SGML), geliştiricilerin bilgi düzenleme ve sunma esnekliği sağlayan özelleştirilmiş etiketler oluşturmalarına olanak veren, sıkıştırılmış biçimi.) temel alır. Form şablonu tasarladığınızda InfoPath bir .xsn dosyası oluşturur. Bu dosya XML Şeması (XSD) (XML Şemaları: XML belgesinin, öğe adlarını ve zengin veri türlerini, hangi öğelerin birleştirilerek görüntülenebileceğini ve her öğe için hangi özniteliklerin kullanılabileceğini de kapsayan yapısını tanımlayan XML olarak yazılmış resmi belirtim.) ve XSL Dönüşümü (XSLT) (XSL Transformation (XSLT): XML belgelerini HTML veya XML gibi diğer türdeki belgelere dönüştürmek için kullanılan dil. XSL'in bölümü olarak kullanılmak üzere tasarlanmıştır.) dosyaları gibi formun çalışması için gerekli olan dosyaları içeren bir kabin (.cab) dosyasıdır. Kullanıcı InfoPath'de bir formu doldurduğunda, bu formdaki veriler endüstri standardı XML biçiminde kaydedilir veya gönderilir. Ancak, form şablonu tasarlamak veya form doldurmak için XML ile ilgili bilgi sahibi olmanız gerekli değildir. Buradaki önemli nokta XML'in kuruluşunuzun bu formları kullanarak topladığı verileri farklı amaçlarla kullanabilmesini çok daha kolay hale getirmesidir. Örneğin, seyahat raporlarının InfoPath form şablonları müşteri hizmetleri yönetimi sistemi, basit nakit sistemi ve seyahat planlama sistemi için XML verileri sağlamak amacıyla kullanılabilir.

 Sayfanın Başı

Neden InfoPath kullanmalıyım?

İş arkadaşlarınız, ortaklarınız, sağlayıcılarınız ve müşterileriniz de dahil olmak üzere birlikte çalıştığınız kişilerden iş verileri toplamak için InfoPath'i kullanabilirsiniz. Örneğin, InfoPath'i kuruluşunuzdaki kişilerin harcama raporları için bir form şablonu oluşturmak amacıyla kullanabilirsiniz.

InfoPath form şablonları, küçük bir çalışma grubundaki birkaç kişi tarafından kullanılan kullanımı kolay ve basit form şablonları olabilir. Örneğin, 10 kişilik bir satış ekibi, satış görüşmeleriyle ilgili bilgileri gayri resmi olarak toplamak ve paylaşmak için bir InfoPath formu kullanabilir. Bu formlardaki veriler, yönetime her ay gönderilen bir özet raporda birleştirilebilir.

Veya, kuruluşlar varolan şirket veritabanlarına bağlı ya da varolan iş sistemleriyle tümleşik olan daha gelişmiş form şablonları tasarlayabilirler. Örneğin, bilişim teknolojisi (IT) bölümünüzdeki geliştiriciler kuruluşunuzun harcama raporlama işlemini yönetmek için bir InfoPath form şablonu tasarlayabilirler. Bu form şablonu, görünümler (görünüm: Form şablonuyla birlikte kaydedilebilen ve form doldurulurken form verilerine uygulanan forma özgü görüntü ayarı. Kullanıcılar formda gösterilen veri miktarını seçmek üzere görünümler arasında geçiş yapabilir.) ve farklı kategorilerdeki kullanıcıların harcama raporu göndermesine, gözden geçirmesine ve göndericinin masrafının karşılanmasına olanak sağlayan iş mantığı özellikleri içerebilir.

Aşağıdaki listede InfoPath kullanımının faydalarının ana hatları verilmiştir:

Formlara daha kapsamlı erişim   InfoPath ve InfoPath Forms Services programını çalıştıran bir sunucu kullanıyorsanız, InfoPath'te tarayıcı uyumlu form şablonları oluşturabilir ve bunları iç ve dış Web sitelerinde kullanıma açabilirsiniz. Bu, çalışanlar, müşteriler, sağlayıcılar ve ortaklar da dahil olmak üzere çeşitli kullanıcılarla iş formlarınızı paylaşmanıza olanak sağlar. Form doldurmak için kullanıcıların bilgisayarlarında InfoPath'in yüklü olması veya Web'den herhangi bir eki karşıdan yüklemeleri gerekmez. Kullanıcıların gereksinim duyduğu tek şey Windows Internet Explorer, Apple Safari veya Mozilla Firefox gibi bir tarayıcıya erişimdir. Eğer bilgisayarlarında InfoPath yüklenmişse, kullanıcılar formu tarayıcı yerine InfoPath'te görüntüleyebilir ve doldurabilirler. Ayrıca, form şablonunuzu kullanıcıların bunu taşınabilir bir aygıtta açabileceği ve doldurabileceği bir şekilde tasarlayabilirsiniz.

Office sistem tümleştirmesi  InfoPath programı Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel ve Microsoft Office Access dahil olmak üzere Microsoft Office sistemindeki birkaç diğer programlarla ve sunucularla çalışır. Örneğin, InfoPath formları tasarlayabilir, bunları e-posta iletilerinde doldurabilir, çalışma sayfalarına form verileri verebilir, veritabanına form verileri gönderebilir veya SharePoint listesinden gelen verileri sorgulayabilirsiniz. Buna ek olarak, geliştiriciler InfoPath formlarını (menüler, araç çubukları ve kullanıcı arabirimindeki diğer özellikler olmadan) özel bir uygulamalara katıştırabilir. Daha fazla bilgi için bu makalenin devamındaki InfoPath diğer program ve teknolojilerle nasıl çalışır bölümüne bakınız.  

Yeniden kullanılabilir veriler  Kullanıcıların bir InfoPath formuna girdikleri veriler bu form içerisinde her zaman kilitli kalmaz; çeşitli şekillerde yeniden biçimlendirilebilir veya yeniden kullanılabilir. Bu esneklik, kuruluşunuzdaki geliştiricilerinin form verilerini varolan işletme işlemleriyle tümleştirmesine olanak tanır. Örneğin, satış raporu formlarında toplanan veriler şirketinizin Kuruluş Kaynak Planlaması (ERP) ve Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) sistemlerini güncelleştirmek için kullanılabilir. Bu, şirketinizdeki kişilerin sağlam bilgiye dayanan kararlar verebilmeleri için ilgili verilere gerek duydukları anda ve yerde erişebilmelerine olanak sağlar. Zamanında güncellenen satış rakamları, işlemler ve finans gibi diğer grupların üretim ve maliyetlerle ilgili doğru tahminlerde bulunmasını kolaylaştırır.

Tutarlı, doğru veriler  InfoPath, kullanıcıların veri girişi sırasında oluşan hataları önlemesine ve formları daha hızlı doldurmasına yardımcı olan bazı özelliklere sahiptir. Örneğin, kullanıcılar için matematiksel değerleri otomatik olarak hesaplamak için formüller oluşturabilir, kullanıcının dikkatini verilere çekmek için koşullu biçimlendirme (koşullu biçimlendirme: Görünürlüğü ve okuma-yazma durumunu içeren şekilde bir denetimin görünümünü, forma girilmiş değerlere bağlı olarak değiştirme işlemi.) kullanabilir veya kullanıcıların formları göndermeden önce yazım denetimi yapabilmesi için yazım denetleyicisini etkinleştirebilirsiniz. Buna ek olarak, kullanıcılar bir form doldururken, girdikleri veriler veri doğrulaması (veri doğrulaması: Verilerin doğruluğunu sınama işlemi; kullanıcının girebileceği veri türünü ve aralığını belirlemek için denetime uygulayabileceğiniz kurallar kümesi.) hatalarına karşı denetlenebilir. Form şablonunuz bir veritabanına veya Web hizmetine bağlıysa, kullanıcılar bu hataları düzeltene kadar verileri gönderemez. Bu, topladığınız verilerin doğru ve hatasız olmasını ve belirttiğiniz standartlara uygun olmasını sağlamanıza yardımcı olur. Aşağıdaki şekilde formu dolduran kullanıcıya veri doğrulama hatasının nasıl görüntülendiği gösterilmektedir.

Daha az ek iş  Değişiklik olduğunda yeniden yazdırılması gereken kağıt formlardan farklı olarak, InfoPath form şablonları kolayca değiştirilebilir ve yeniden yayımlanabilir. Bunun yanında, InfoPath bir form şablonunun güncelleştirildiğini otomatik olarak algılar ve böylece kullanıcılar her zaman en son sürüme sahip olur.

Çevrimdışı destek  InfoPath formlarını doldurmak için kullanıcının ağa bağlı olması gerekli değildir. Kullanıcılar formları bilgisayarlarına kaydedebilir, formlar üzerinde çevrimdışı çalışabilir ve daha sonra ağa yeniden bağlandıklarında formları şirket ağına gönderebilirler. Bu, ağ kaynaklarına aralıklı veya sınırlı erişimi olan sık sık seyahat eden çalışanlar gibi kişiler için özellikle kullanışlıdır.

Daha az sayıda form  Aynı işletim işlemi için birden çok kağıt formu dağıtmak ve bunların bakımını yapmak yerine, InfoPath'te birden çok görünüm içeren tek bir form şablonu oluşturabilirsiniz. Örneğin, harcama raporları için form şablonunda, harcamaları giren çalışanlar için bir görünüm, harcamaları onaylayan yöneticiler için kinci bir görünüm ve geri ödemeleri işleyen çalışanlar için de üçüncü bir görünüm oluşturabilirsiniz. Varsayılan olarak, Görünüm menüsündeki komutları tıklatarak görünümler arasında geçiş yapabilirler. Kullanıcılar formu açtığında, gönderdiğinde veya formda bir düğmeyi tıklattığında görünümleri otomatik olarak değiştiren kurallar oluşturabilirsiniz.

Esnek denetimler  Metin kutuları ve liste kutularının yanında InfoPath'de bir dizi denetim bulunmaktadır, yinelenen tablolar (yinelenen tablo: Form üzerindeki, diğer denetimleri tablo biçiminde içeren ve gerektiği gibi yinelenen denetim. Kullanıcılar formu doldururken birden çok satır ekleyebilir veya kaldırabilir.), tercih grupları (seçim grubu: Birbirini dışlayan seçenekler sunmak için kullanılan bir denetim. Varsayılan olarak, bir seçim grubunda iki seçim bölümü bulunur, bunlardan biri kullanıcıya formda varsayılan seçim olarak görüntülenir.) ve isteğe bağlı bölümler (isteğe bağlı bölüm: Form üzerindeki, diğer denetimleri içeren ve çoğunlukla varsayılan olarak görüntülenmeyen denetim. Kullanıcılar formu doldururken isteğe bağlı bölümleri ekleyebilir veya kaldırabilir.) gibi. Bu tür denetimler, kullanıcılarınızı barındıran daha esnek bir form şablonu tasarlamanıza olanak tanır. Örneğin, bir masraf raporu form şablonunda, kullanıcılarınızın istediği sayıda masraf kalemi girmesine olanak tanımak için bir yinelenen tablo kullanabilirsiniz.

Ayrıca, bir form şablonun kaydedilebilen ve birden çok form şablonunda yeniden kullanılabilen kısımları olan şablon bölümleri oluşturabilirsiniz. Normal bir şablon parçası, denetimlerden ve bir veri kaynağından (veri kaynağı: InfoPath formu için verileri tanımlayan ve depolayan alanlar ve gruplar koleksiyonu. Formdaki denetimler, veri kaynağındaki alanlara ve gruplara bağlanmıştır.) oluşur ve veri bağlantıları (veri bağlantısı: Bir InfoPath formu ile harici bir veri kaynağı (örneğin, bir veritabanı, Web hizmeti, SharePoint kitaplığı veya XML dosyası) arasındaki bağlantı. Veri bağlantıları veri sorgulamak ve göndermek için kullanılır.), veri doğrulama ve kurallar (kural: Görevleri formdaki olaylara ve değerlere göre otomatik olarak gerçekleştiren koşul veya eylem veya koşul ve eylemler kümesi.) gibi özellikleri de içerebilir. Şablon bölümleri kullanma size zaman kazandırabilir ve kuruluşunuzdaki form şablonlarının üslup, yapı ve davranış bakımından tutarlı olmasına yardımcı olur.

Tablet PC desteği  Kullanıcılar Tablet PC sahibiyse, formdaki alanlara doğrudan yazmak için tablet kalemini (tablet kalem: Tablet PC ile verilen ve tablet ekranıyla etkileşim için kullanılan kalem.) kullanabilirler. InfoPath daha sonra bu mürekkebi metne dönüştürür. Ayrıca, Tablet PC kullanıcılarına form üzerinde yazabilecekleri ve çizim yapabilecekleri özel bir alan sağlayabilirsiniz. Bu, kullanıcıların matematik formülü veya belirli bir iş sürecinin diyagramı gibi oldukça karmaşık veya teknik bir şeyin taslağını çizebilmelerini istediğinizde kullanışlı olabilir. Bu durumda, InfoPath mürekkebi metne dönüştürmek yerine formla birlikte kaydeder.

 Sayfanın Başı

InfoPath diğer program ve teknolojilerle nasıl çalışır

InfoPath'ten en iyi şekilde yararlanmak için InfoPath'i muhtemelen aşağıdaki tabloda bulunan diğer programlarla, sunucular ve teknolojilerle kullanmak isterseniz.