VERİ TABANI NEDİR? Basit bir ifadeyle veri tabanı kullanım amacına uygun olarak düzenlenmiş veriler topluluğu olarak tanımlanabilir. Geleneksel veri tabanları en küçük bilgi parçalarına kolayca ulaşabilmeyi mümkün kılan satır ve sütunlardan oluşmuş tablolar grubudur. Her sütun içinde barındırdığı verinin türünü belirleyen bir başlığa sahipken , satırlarda ise verinin kendisi yer alır. Veri tabanı terminolojisinde , sütunlar alan ve satırlar kayıt diye adlandırılır. Bu yapının tümüne birden tablo denir. MICROSOFT ACCESS NEDİR? Access , İlişkisel Veri Tabanı Yönetim Sistemi ile çalışan bir veri tabanı oluşturma yazýlýmıdır. İlişkisel Veri Tabanı Yönetim Sistemi sisteminde bir veri tabanı dosyasında birden fazla tablo oluşturulabilir ve bu tablolar arasında birbirleriyle ilişki kurulabilir. Kurulan ilişkiler sayesinde farklı tablolardaki veriler sanki aynı tablodaymış gibi kullanılabilir. Microsoft Access bir İlişkisel Veri Tabanı Yönetim Sistemi uygulamasıdır. Bir veri tabanını oluşturmak ve kullanmak Access ile diğer veri tabanı uygulamalarına göre çok daha kolaydır. Bunun nedeni Access’in , Windows ortamının Grafiksel Kullanıcı Arabiriminin sağladığı avantajların tümünden yararlanma imkanı vermesidir. Grafiksel Kullanıcı Arabirimi , karmaşık komut dizilerini öğrenmeyi gerektirmeden , ekran üzerindeki nesneler ve simgeler yardımıyla , fare desteğinden de yararlanarak kullanıcının çalışmasına olanak verir. Örneğin , geleneksel veri tabanı uygulamalarında iki tablo arasında bağlantı kurmak için oldukça karmaşık komut dizileri yazmak gerekirken , Access’te bu iş basit bir fare hareketiyle gerçekleştirilebilir. Microsoft Access ile kullanıcının kolaylıkla yapabileceği bazı işlemler şunlardır ; • Birbiriyle bağlantılı yada bağlantısız çok sayıda tablo ve/veya veri tabanı yaratılabilir. • Veri tabanlarını güncel tutabilmek için gereken işlemler , istenildiğinde kullanıcı tarafından tasarlanabilen formlar vasıtasıyla yapılabilir. • Değişik yöntemlerle istenilen verilere ulaşılabilir ve çıktılar ekran yada yazıcıya yönlendirilebilir. • Değişik biçim ve boyutlarda rapor ve etiket basımı gerçekleştirilebilir. • Veri tabanında bulunan sayısal veriler üzerinde matematiksel hesaplamalar yaptırılabilir ve sonuçlar istenildiğinde raporlanabilir veya veri tabanında saklanabilir. • Verilerin grafikler yardımıyla analizi yapılabilir ve raporlanabilir. • Kayıtlar üzerinde filtreleme ve sorgulama işlemleri yapılarak istenilen kayıtların görüntülenmesi ve işleme konulması sağlanabilir. • Excel , Word , Paradox , Dbase vb tabloları Access’te kullanılabilir yada Access tabloları bu uygulamalarda kullanmak üzere kaydedilebilir. Yukarıda sıralanan tüm bu özellikler , Microsoft Access’in esnek yapısının sonucudur. Örneğin oluşturulan ve hatta bilgi girilen bir tablonun yapısı üzerinde tekrar değişiklik yapılmak oldukça kolay bir şekilde gerçekleştirilebilir. Oysa ki geleneksel veri tabanı sistemlerinde böyle bir düzenleme oldukça zahmetli ve karmaşık bir çalışma gerektirir. Günümüzde programcılıkta popüler hale gelen görsel dillerin hepsi kullanıcının gerçekleştirdiği işlemleri Olay olarak tanımlar ve yazýlýmın akışı gerçekleşen bu olaylar bazında kontrol altına alınabilir. Kullanıcının gerçekleştirdiği her işlem-olay yazýlým tarafından kontrol edilir. Bu yazýlým tekniğine Olay Merkezli Programlama adı verilir. Access Olay Merkezli Programlamayı Visual Basic temelli Access Basic dili ile de desteklemektedir. İlişkisel Veri tabanı Yönetim Sistemi programları diğer uygulamalardan pek çok yönden ayrılırlar. İlişkisel Veri tabanı Yönetim Sistemi programları , verilerin uygun ortamlarda , uygun formlar kullanılarak girilmesini ve görüntülenmesini , veriler üzerine sorgulamalar yapılarak istenilen raporların alınmasını sağlarlar. Hazırlanış şekillerine göre de kullanıcılı sistemleride desteklerler. Kelime İşlem programları döküman hazırlama , Tablolama programları ise elektronik tablolama işlerini yapmamıza yardımcı olurlar. Access’i bu gibi programlardan ayıran önemli bir farkı da kaydetme işlemleri ile ilgilidir. Access de kaydetme işlemi yalnızca tablo , form,rapor vb. veri tabanı nesnelerinin dizaynını saklamaya yönelik bir işlemdir. Tablolara kayıt eklenmesi , güncellenmesi , silinmesi gibi işlemlerde kaydetme olayı Access tarafından otomatik olarak gerçekleştirilir. Oysa ki Excel , Word vb. programlarda kullanıcı yeni bir dosya yarattığında ve/veya güncellediğinde kaydetme işlemini kendisi gerçekleştirmelidir. MS ACCESS’İN ÇALIŞTIRILMASI MS Access Başlat-Programlar-MS Access tıklanarak çalıştırılır. Access’i ilk çalıştırdıgımızda aşagıdaki Access penceresi ile birlikte aşağıdaki pencere açılır. Bu penceredeki Boş Veritabanı seçersek yeni bir veri tabanı oluşturabiliriz. Veritabanı Sihirbazı seçersek veri tabanı sihirbazını çalıştırırız. Buradaki hazır olan veritabanlarından birini kullanabiliriz. Varolan Veritabanını Aç seçersek en son çalıştığımız dört veri tabanı dosyasını yada diğer bir veri tabanı dosyasını açabiliriz. Yeni bir veritabanı olusturmak için Boş Veritabanı seçeneğini seçip Tamam butonunu tıklarsak aşağıdaki veritabanı dosyasına isim vermemizi isteyen pencere gelir. Dosyaya isim verdikten sonra Tamam butonuna tıklarsak ise aşağıdaki Veritabanı penceresi gelir. TABLOLAR Access’te veriler Tablolarda kayıtlar halinde saklanır. Veri tabanının yapısını oluşturacak tablolar düzenlenmeden önce , kullanıcının çok iyi bir tasarım yapmış olması gerekir. Aksi takdirde mantıksal yapıdaki bozukluk ilerideki safhalarda oldukça büyük problemler oluşturabilir. Tablolar birden fazla tipte veri tutabilirler. Örneğin fakülteler hakkında bilgiler bulunduran bir tablo ; sayısal değerler içerecek olan Bölüm Kodu ve Telefon Numarası , alfanümerik içerikli veriler gireceğimiz Fakülte Adı ve Adresi , Tarih tipinde verilerden oluşabilir. Tablolar içerisinde tutulan Fakülte Adı , Kodu vs. gibi ana başlıklara Alan Adı ve içerdikleri verinin tipine de (Sayı , Metin , Tarih/Saat , ...) Veri Tipi adını veriyoruz. Uygulamalarımızda kullanacağımız tabloların hazırlanmasında bu iki bilgi verilmek zorundadır. Microsoft Access içerisinde Tablolar iki farklı biçimde görüntülenebilir. Bunlar ; 1. Tasarım Görünümü : Tablo oluştururken ve düzenlerken kullanılan görünüm. 2. Veri Sayfası Görünümü : Veri giriş ve düzeltme işlemlerinde kullanılan görünüm. Tasarım Görünümü Veri Sayfası Görünümü